21 nov ‘Project control is zo veel méér dan alleen grip houden op de financiën’

‘Project control is zo veel méér dan alleen grip houden op de financiën’
Brielle weet grote projecten binnen het budget te houden.

Het is niet alleen voor de toerist goed toeven in de bijna vierhonderd rijksmonumenten tellende stad Brielle. Ook voor de inwoners zelf, ruim 16.000, is het prettig wonen. Zeker met alle nieuwe voorzieningen die de gemeente de afgelopen jaren realiseerde; nieuwe scholen, sportvelden en een dorpshuis sieren de stad. Vanuit de gemeente blikken concerncontroller Sjaak Barendrecht en extern projectmanager Ad Lodder met veel genoegen terug op de samenwerking met Beschier de Korte van Kasius & Partners, verantwoordelijk voor project control die bij alle vernieuwingen een hoofdrol speelde.

‘Zorgvuldigheid om overschrijding te voorkomen’
De ontwikkeling van de Brede School was het eerste grote project waarbij Beschier de Korte van Kasius & Partners werd ingezet. Sjaak Barendrecht: ,,Eén van onze collega’s ging naast zijn gewone werk de budgetbewaking en project control doen. Maar die kwam er al snel achter dat dit enorm veel werk is en lastig te plannen valt met het reguliere werk. Wij wisten dat er nog meer projecten aan zaten te komen. We gingen nog meer scholen bouwen en een grote sportlocatie. We hebben onszelf toen de vraag gesteld of we externe hulp nodig hadden. En die hadden we hard nodig om alle projecten in goede banen te leiden. Een aantal bureaus is gevraagd of zij een deskundige konden leveren die aan het profiel voldoet. Wij hebben toen drie of vier mensen op gesprek gehad. En als je mij nu vraagt waarom de keuze op Beschier is gevallen, dan kan ik daar geen exact antwoord op geven. Hij kwam in ieder geval heel rustig over, iemand die in control met zichzelf was. We hadden er direct vertrouwen in.’’

Vinger aan de pols is van groot belang
Ad Lodder benadrukt dat het om, voor Brielse begrippen, enorme projecten ging, gezamenlijk begroot op een aanzienlijk bedrag van 70 miljoen. ,,Project control is zo veel meer dan alleen grip houden op de financiën,’’ aldus Lodder. ,,Je afspraken met het bestuur, je beleidsdoelstellingen, dienen ook in control te zijn. Daar hebben wij toen een systematiek voor opgezet om goed de vinger aan de pols te houden. In de voorbereiding ging het over
relatief geringe bedragen. Maar wij wisten dat als je in de uitvoering komt, het heel hard gaat. En dat was niet iets wat je er zomaar even bij kon doen. Het was voor ons, maar ook voor het gemeentebestuur, van groot belang om zorgvuldigheid in acht te nemen. In den lande zijn talloze projecten geweest waar veel is mis gegaan, waar budgetten zwaar werden overschreden. Daarvan zeiden wij toen ‘dat zal ons niet overkomen, wij gaan er heel kort op zitten.’ Dat Beschier de Korte het team verstrekte gedurende een periode van vijf jaar (looptijd 2010-2015), had als voordeel dat hij ‘van buiten’ kwam.” Barendrecht: ,,Dat geeft een andere dynamiek dan wanneer je er iemand van je eigen organisatie mee belast. Als een eigen collega met vragen komt, zou hij of zij vaak te horen krijgen ‘ja, dat weet je toch wel’. Maar als een Beschier binnenkomt die naar een bepaald stuk vraagt, dan krijg je toch een andere reactie. Het zou niet moeten mogen, maar zo werkt het wel.’’

Ad Lodder vult aan: ,,De onderlinge communicatie was ook erg belangrijk. Wij hadden in het begin vrij veel contact en later minder frequent. Heel efficiënt, heel goed voorbereid.’’ Het reguliere overleg met de operationele projectleiders vond standaard plaats aan de hand van een concept projectrapportage waarin de doelen nog eens duidelijk werden omschreven. Barendrecht: ,,Maar ook wat we hadden uitgegeven en wat er nog gepland stond en welke risico’s er aan vast zaten. Deze hele trits aan gegevens bespraken we met elkaar. Wanneer een bepaald aspect uit de hand dreigde te lopen, dan bekeken we met elkaar hoe we dat zouden oplossen. Dus niet per definitie ‘er moet meer geld bij’, maar juist ‘hoe gaan we het oplossen’.’’

Ook de raadscommissies binnen het politieke bedrijf werden periodiek volledig geïnformeerd. Dit gebeurde door de externe projectleider. ,,Best bijzonder want normaliter wordt dat door een ambtenaar gedaan,’’ aldus Barendrecht. ,,Maar dat een externe persoon deze rol vervulde, bleek heel effectief en efficiënt. Het gaf bovendien een stuk continuïteit naar de commissies toe.’’ Uiteindelijk zijn alle projecten volgens budget uitgevoerd, was er geen overschrijding en is er zelfs nog wat overgehouden. ,,Dat is heel uniek,’’ benadrukt Lodder.

De projecten waar Kasius & Partners bij betrokken was, liegen er niet om: de verplaatsing en nieuwbouw van Voortgezet Onderwijs en het ombouwen van het voormalige Waterschapshuis tot school voor het speciaal onderwijs. Daarnaast werden de Meester Eeuwout en Geuzenschip, twee scholen in de binnenstad voor het primair onderwijs, flink gerenoveerd en werd een grote nieuwbouw toegevoegd. In Vierpolders, een dorp met ongeveer tweeduizend inwoners, ging de oude basisschool en het dorpshuis plat en werd een multifunctionele accommodatie met een Brede School, kinderopvang, winkels én dorpshuis gebouwd. De grond van de oude school kwam beschikbaar voor woningbouw. Verder was ook de aanleg van Sportveld Het Geuzenpark, een groot sportcomplex voor voetbal, tennis en atletiek, een groot project.

Actuele cijfers
Dat Barendrecht en Lodder altijd de beschikking hadden over de actuele cijfers, gaf veel zekerheid. Lodder: ,,Op het moment dat we iets nodig hadden, was het altijd direct beschikbaar. En dat is natuurlijk hartstikke belangrijk, want op het moment dat er zich iets voordoet, dan moet je wel weten of er financiële ruimte is. Dat heb ik als uitermate positief ervaren. Ook het accuraat reageren. Je hoefde nooit twee dagen te wachten tot Beschier terug belde. Het lijkt nu alsof dat iets triviaals is, maar het is wel zo belangrijk dat je dat direct weet en er ook snel gereageerd wordt.’’ Ook wanneer het intern even niet soepel verliep, werd dat opgelost. Barendrecht: Dan kwam Beschier bij mij en zei hij ‘ik weet niet wat er aan de hand is, maar ik kom er niet doorheen’. Dat is een paar keer voorgekomen zoals dat bij iedere organisatie zal gebeuren. Maar Beschier had wel heel snel krediet en vertrouwen opgebouwd.’’

Lodder vult aan: ,,Dat is ook een vaardigheid van zijn kant. Beschier liet zich niet zomaar met een kluitje in het riet sturen. Hij hield wel vol. Het is natuurlijk altijd lastig om een projectorganisatie binnen een bestaande organisatie op te bouwen. Zeker wanneer je, zoals Beschier, formeel eigenlijk geen rol hebt. Maar dat is dus bij al onze projecten heel goed verlopen.’’ Met een goed gevoel kijken de twee terug op de intensieve samenwerking.
,,We hebben veel moois kunnen volbrengen waar de inwoners uiteindelijk allemaal van profiteren,’’ besluiten Barendrecht en Lodder.