17 nov Proactief beleid en weer in de toekomst kijken

 Ontwikkelingen in de door het Rijk verstrekte vergoedingen in de zorguitgaven raken alle zorgaanbieders. Tal van aanpassingen in regelingen zorgen voor de nodige hoofdbrekens bij de directies. Zo ook bij Stichting Woonvoorzieningen Lichamelijk Gehandicapten (SWLG), een gecertificeerde kleinschalige zorg- aanbieder in de Zaanstreek-Waterland.Al voor het aantreden van directeur Menno Putman waren de reserves op een dusdanig laag niveau beland, dat het lastig was er weer een gezond geheel van te maken. ,,En daar kwamen de regeringsmaatregelen ook nog bij,’’ vertelt Putman in een terugblik. Op dat moment kwam Kasius & Partners in beeld.

MT is een gigantische kapstok waar te veel petten aan hangen

SWLG biedt professionele zorg, ondersteuning, huisvesting en dagbesteding aan volwassenen met een lichamelijke beperking en/of niet-aangeboren letsel. ,,Wij zijn een kleinschalige woonvorm voor mensen met een lichamelijke handicap,’’ vertelt Putman. ,,Uitgangspunt is zoveel mogelijk zelfstandigheid in de regie, met hulp waar nodig.’’ Er is een aantal locaties waar cliënten wonen of dagbesteding krijgen aangeboden, onder meer in woonwijken in Purmerend maar ook in een woonboerderij in Wijde Wormer. 

,,Voorheen waren wij met ons kantoor elders gevestigd waarvan de huurprijs erg opliep. Om deze kosten te drukken zijn we toen met twee andere huurders ons huidige pand gaan delen; met de muziekschool en zorgaanbieder Heliomare. Onze cliënten wonen hier pal naast en ook is er een dagbesteding. Achterliggende gedachte was uiteraard ook om dichterbij de cliënten te zijn. Een mooie oplossing met in het achterhoofd de beheersing van de kosten. Maar we realiseerden ons ook dat er meer moest gebeuren.’’ 

Bevoorschotting
Vóór het aantreden van Putman is er een groot dispuut geweest met het Zorgkantoor en de Nederlandse Zorgautoriteit (NZA). Hierdoor waren de RAK (Reserve Aanvaardbare Kosten) op een laag niveau beland. ,,Ik heb dus flink wat ingrepen gedaan maar het was niet genoeg om naar de toekomst toe een gezonde bedrijfs- voering te kunnen houden. Als je bevoorschotting terugloopt en jouw kosten nemen navenant toe, bij- voorbeeld alleen al aan huren, dan groeit dat zodanig uit elkaar dat het niet meer overbrugbaar is. Het bijleggen hou je enige tijd vol, maar dan is het op een gegeven moment toch wel afgelopen,’’ verklaart 

Putman. Om te voorkomen dat cliënten en personeel de dupe zouden worden, zijn er diverse gesprekken geweest met huisbankier ABN Amro. Hierdoor kwam Kasius & Partners in beeld. ,,Daar zijn we heel genereus door de bank op getrakteerd. Wel een prettige weten- schap dat het vertrouwen van de bank illustreert. Dit was voor hun de eerste opdracht om een zorg- instelling door te lichten en te gaan adviseren met conclusies en een eindadvies.’’

Financieringsstromen

Het probleem lag vooral op het financiële vlak, zo bleek al snel. ,,Ze hebben in feite twee dingen gedaan. In eerste instantie alles zoveel mogelijk naar kostenpos- ten verdeeld, voor zover dat al niet gedaan was, maar dat kon nog beter. Daarnaast hebben zij alle ingewikkelde financieringsstromen in kaart gebracht.’’ De organisatie heeft te maken met drie ingewikkelde financieringsstromen binnen de Wet Langdurige Zorg (WLZ, voorheen AWBZ), Wet maatschappelijke onder-steuning (Wmo), Persoonsgebonden budget (PGB) en de verschillende zorgverzekeraars. Putman: ,,En daarin zijn ook weer gradaties, een heel ingewikkelde materie.’’Vervolgens werden de uitgaven volledig doorgevoerd en uitgezet naar kostenposten, waarmee alles te berekenen is. ,,Dan kom je op een paar kernzaken uit en dat bleken vooral de te hoge huren en de personeelskosten van enkele activiteiten te zijn.

Daarbij werd ook kritisch gekeken naar het functioneren van het managementteam en het aantal taken die we hier vervullen. We zitten met vijf man in het managementteam en hebben een gigantische kapstok waar allemaal verschillende petten aan hangen. Een van de aanbevelingen was om daarin te gaan snoeien en te herverdelen.’’Ook de declaraties van het externe administratie- kantoor bleek een flinke kostenpost. ,,Waarvoor ook veel werk wordt verricht, onder meer de zorgdeclara-ties in samenwerking met één van onze medewerkers. Maar ook het hele salarispakket en het hele debiteuren -en crediteurenbeheer. Veel werk waarvoor uiteraard ook een flinke factuur wordt gestuurd. Maar wel een kostenpost om kritisch naar te kijken, zeker omdat er ook nog eens 21 procent BTW op komt,’’ aldus de directeur. ,,Eén van de aanbevelingen was dan ook een andere inzet van het administratiekantoor en intern de functie van controller creëren.’’ 

Zorgkantoor

Via het Zorgkantoor worden vergoedingen vanuit de WLZ geregeld, een belangrijke financieringsstroom voor SWLG. Putman: ,,Op papier heb je het natuurlijk over een aantal cliënten, maar daar zitten zoveel gradaties in en zoveel zaken waarmee je rekening moet houden bij de bevoorschotting. Dat is geen continue stroom. Dat wordt om de drie maanden bijgesteld. Afgezien daarvan is er jaarlijks een nacalculatie over het jaar daarvoor en een herschikking van de zorg-gelden waaruit de extra prestaties betaald worden. Aan het begin van dit boekjaar hebben zij de zaken naar beneden toe bijgesteld op grond van hun prognose.

Nu, zes maanden later, blijkt dat dit niet klopte en nu krijgen wij er weer bij wat we eigenlijk vanaf het begin van het jaar hadden moeten krijgen. In die tussentijd zit je dus wel met een financieel hiaat en zeker als de reserves al krap zijn.’’In de rapportage bracht Kasius & Partners het inge- wikkelde bevoorschottingssysteem helder in kaart. Zo kreeg niet alleen SWLG maar ook de bank een objectief overzicht van de financiële situatie. ,,Het systeem zit zo in elkaar, dat wij nu al zorg verlenen aan cliënten waarvan wij de vergoeding pas over drie maanden tegemoet kunnen zien.

Allemaal dus achteraf. En dat is heel lastig sturen. Het is hier dus heel lastig om daar een prognose voor te maken, terwijl je dat wel moet doen.’’ Met de hulp van Kasius & Partners heeft Putman ook weer geleerd meer in de toekomst te kijken. ,,Toen ik hier kwam was de liquiditeitspositie heel erg slecht. Het is gelukt dat weer op te bouwen totdat er een terugval kwam omdat je te weinig eigen reserve hebt en we met een gigantische ziektegolf te maken kregen. Dan kom je dus weer in de min terecht. Lastig, je bent bezig het ene gat met het andere te vullen. Doordat je dan te weinig naar de toekomst kijkt ben je, zoals Kasius dat ook noemt, te weinig met proactief beleid bezig 

Menselijke maat

Mochten zich in de toekomst problemen voordoen, dan zal Putman zeker weer de hulp van Kasius & Partners inschakelen. ,,De menselijke maat is voor mij heel be-langrijk en de communicatie verliep open en eerlijk. Ik zou ze dan ook zeker aanbevelen. Vanwege hun profes-sionaliteit en verder omdat ze zich op een snelle manier op een bepaalde materie weten in te werken. Daar heb ik bewondering voor. Ook de wijze waarop ze de klant benaderen. Heel open en professioneel en waarbij ze de verschillende aspecten van de materie zo duidelijk mogelijk weten te verwoorden.’’